Comunicación

Tutorial: cómo recuperar datos de un PDF

14 Jun , 2013  

pdf to excel

Para extraer y trabajar con los datos que cuentan las historias, el PDF no puede ser un formato más odioso. Congelados, sin gracia, a menudo protegidos, los datos que aparecen en este tipo de archivo no pueden extraerse fácilmente y en el mejor de los casos, sólo puede usarse la función de búsqueda (CTRL + F).

¿Cómo podemos convertir un molesto PDF en un bonito y más fácilmente usable, Excel?

No hay una única fórmula para lograrlo, pero aquí va un pequeño manual en tres pasos. Si conoces o usas alguna otra solución, no dudes en compartirla en los comentarios.

 

Paso 1. Preparar el PDF

A menudo, los datos que se desean recuperar constituyen sólo son una parte de un PDF mucho más extenso. Hay que comenzar por extraer la parte que interesa del archivo original, por ejemplo mediante el uso de aplicaciones como PDF Creator.

Una vez abierto el documento en la aplicación, basta con especificar las páginas que interesan y hacer clic en Imprimir. Con eso se guarda un nuevo documento que contendrá la información que se necesita.

Paso 2. Convertir a Excel

El documento está listo para ser convertido. En una primera opción, si se tiene acceso a la versión completa de Acrobat Pro (Editor de PDF de Adobe), simplemente hay que abrir el documento y pinchar sobre Guardar como eligiendo formato XLS (extensión de Excel) y listo.

La versión económica de este paso, consiste en utilizar los servicios en línea gratuitos: aplicaciones como Zamzar o CometDocs. El método es muy simple: cargar el PDF, elegir el formato de exportación, añadir el email al que se enviará la conversión y a esperar (mientras más grande, más tiempo).

Paso 3. Limpiar el documento

A continuación, el archivo XLS se abre en la hoja de cálculo (Microsoft Excel, Google Docs…). Este es el momento de la limpieza, el momento de eliminar líneas en blanco usando, por ejemplo, copiar y pegar para ordenar los datos… Es incómodo y a veces pesado. Se puede (debe) recurrir al uso de fórmulas que faciliten la labor como = concatenar, que permite agrupar dos columnas en una sola.

La recompensa es tener un documento listo y accesible para empezar a trabajar con él y extraer su historia.

 

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